Privacy Policy

In dit Privacybeleid wordt uitgelegd hoe meetstack ("wij", "ons", "onze") persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt wanneer u ons platform gebruikt om videogesprekken met consultants te boeken of te hosten. Wij vallen onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van de EU, omdat wij onze diensten aanbieden aan inwoners van de Europese Unie.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is Uptide Group Limited, een vennootschap geregistreerd in Engeland en Wales (ondernemingsnummer 09257622), met statutair adres Faversham House, Wirral International Business Park, Old Hall Road, Wirral, CH62 3NX.

Privacycontact: privacy@meetstack.io

2. Gegevens die wij verzamelen

Wij verzamelen uitsluitend wat nodig is om de dienst te laten werken:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, gehasht wachtwoord, rol (klant of consultant) en voorkeurstaal.
• Organisatiegegevens (consultants): naam van de organisatie, slug en factureringsvaluta.
• Profielgegevens (consultants en moderatoren): biografie, vakgebieden, gesproken talen, profielfoto.
• Boekings- en gespreksgegevens: aangemaakte rooms, geplande datum en tijd, duur, betrokken partijen, deelnametokens en gespreksstatus.
• Betaalgegevens: kaartbetalingen worden rechtstreeks door Stripe verwerkt; wij bewaren uitsluitend een Stripe-klant-ID als referentie en zien of bewaren nooit kaartnummers. Uitbetalingsgegevens van consultants (bankgegevens, identiteitsdocumenten) worden door Stripe als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke verzameld en bewaard — wij bewaren alleen het Stripe Connect-account-ID en hebben geen toegang tot financiële gegevens van het gekoppelde account.
• Gespreksmetadata: begin- en eindtijdstempels van gesprekken, technische kwaliteitsindicatoren en een deelnameregistratie per deelnemer per gesprek — de weergavenaam en het e-mailadres van iedereen die deelnam, wanneer diegene binnenkwam en vertrok, en waarom de verbinding eindigde. Video- en audio-inhoud wordt nooit opgenomen, getranscribeerd of gestreamd. Dit is technisch afgedwongen en niet slechts beleid: elk toegangstoken dat het platform uitgeeft schakelt opnemen, transcriberen en livestreamen volledig uit, zodat geen enkele deelnemer — ook de consultant niet — ze kan inschakelen.
• Supportgegevens: berichten die u ons via het supportformulier stuurt.
• Apparaat- en gebruiksgegevens: IP-adres, browsertype, besturingssysteem en eenvoudige serverlogboeken die worden gebruikt voor beveiliging en foutopsporing.

3. Hoe wij uw gegevens gebruiken

Doel	Rechtsgrond (AVG art. 6)
Het leveren van de boekings-, video- en facturatiefuncties	Art. 6(1)(b) — uitvoering van de overeenkomst
Verwerking van uitbetalingen aan consultants via Stripe Connect	Art. 6(1)(b) — uitvoering van de overeenkomst
Het versturen van transactionele e-mails (bevestigingen, herinneringen, bonnen, meldingen over moderatorwijzigingen)	Art. 6(1)(b) — uitvoering van de overeenkomst
Beveiliging, fraudepreventie en detectie van misbruik	Art. 6(1)(f) — gerechtvaardigd belang
Betrouwbaarheid van het platform en technische foutopsporing	Art. 6(1)(f) — gerechtvaardigd belang
Naleving van fiscale, boekhoudkundige en wettelijke verplichtingen	Art. 6(1)(c) — wettelijke verplichting

Waar wij ons op gerechtvaardigde belangen beroepen, hebben wij die belangen afgewogen tegen uw rechten en geconcludeerd dat zij daar niet boven gaan. U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang (zie artikel 8).

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen voor u (AVG artikel 22).

4. Subverwerkers en gegevenslocaties

Wij delen gegevens uitsluitend met onderstaande dienstverleners, allemaal op basis van verwerkersovereenkomsten. Wij verkopen geen persoonsgegevens.

Aanbieder	Doel	Locatie
Northflank	Applicatiehosting (CMS en frontend)	US East-regio, Verenigde Staten 🇺🇸 — doorgiften gedekt door EU-modelcontractbepalingen.
8x8, Inc. (JaaS)	Infrastructuur voor videogesprekken (Jitsi as a Service), een AVG-conforme videoaanbieder	VS 🇺🇸 (8x8, Inc.). Gespreksmedia worden standaard via de wereldwijde infrastructuur van 8x8 gerouteerd, of via de EU-regio (Frankfurt 🇪🇺) voor gesprekken waarbij de consultant EU-routering heeft ingeschakeld. Aangezien 8x8, Inc. in de VS is gevestigd, zijn doorgiften in beide gevallen gedekt door EU-modelcontractbepalingen.
DigitalOcean Spaces	Bestands- en mediaopslag (profielfoto's, assets)	ric1 — Richmond, Verenigde Staten 🇺🇸 — doorgiften gedekt door EU-modelcontractbepalingen.
Stripe, Inc.	Betalingen door kopers: Stripe verwerkt kaartgegevens namens ons als betalingsverwerker. Wij bewaren uitsluitend een Stripe-klant-ID — kaartnummers of CVV's passeren nooit onze systemen. Uitbetalingen aan consultants (Stripe Connect): Consultants sluiten rechtstreeks bij Stripe aan; Stripe verzamelt en beheert hun bankgegevens, identiteitsdocumenten en KYC-gegevens zelfstandig. Wij hebben geen toegang tot deze gegevens en bewaren uitsluitend het Stripe Connect-account-ID als referentie. Stripe is voor deze verwerking de verwerkingsverantwoordelijke — zie het Privacybeleid van Stripe.	VS 🇺🇸 — doorgiften gedekt door EU-modelcontractbepalingen.
AhaSend B.V.	Bezorging van transactionele e-mail	Nederland 🇳🇱 (EU)

Wij delen ook de naam en profielinformatie van de consultant of moderator met de klant (en omgekeerd), voor zover nodig om een geboekt gesprek te voeren. Verder vindt geen enkele deling plaats zonder uw uitdrukkelijke toestemming of een wettelijke verplichting.

5. Internationale doorgiften

Onze applicatieservers (Northflank) en onze bestandsopslag (DigitalOcean Spaces) bevinden zich in de Verenigde Staten. Videogesprekken worden geleverd via 8x8, Inc. (JaaS) en betalingen worden verwerkt door Stripe, Inc. — beide eveneens buiten de EU gevestigd. Gespreksmedia worden standaard via de wereldwijde infrastructuur van 8x8 gerouteerd, of via de EU-regio (Frankfurt) van 8x8 voor gesprekken waarbij de consultant EU-routering heeft ingeschakeld; in beide gevallen blijft 8x8, Inc. een in de VS gevestigde verwerker. Al deze doorgiften van persoonsgegevens buiten de EU/het VK vallen onder modelcontractbepalingen (SCC's) op grond van AVG artikel 46(2)(c), die wij met elke aanbieder zijn aangegaan. Financiële en KYC-gegevens van consultants verlaten de systemen van Stripe nooit en worden niet aan ons doorgegeven.

Als verwerkingsverantwoordelijke kan Uptide Group Limited (Engeland en Wales) persoonsgegevens raadplegen die op de servers van onze infrastructuuraanbieders staan, voor operationele en ondersteunende doeleinden, ongeacht waar die servers zich bevinden. Die toegang, en de onderliggende doorgifte van persoonsgegevens aan aanbieders buiten de EU/het VK, valt onder de hierboven genoemde SCC's.

6. Bewaartermijnen

• Account- en boekingsgegevens: bewaard gedurende de looptijd van uw account en zeven jaar na sluiting, om te voldoen aan de fiscale en boekhoudwetgeving van het VK en de EU.
• Gespreksmetadata, inclusief deelnameregistraties per deelnemer: 12 maanden bewaard voor foutopsporing en geschillenbeslechting, daarna verwijderd.
• Supportberichten: 24 maanden bewaard, daarna verwijderd.
• Serverlogboeken: 90 dagen bewaard, daarna verwijderd.
• Betaaltokens: bewaard totdat u uw account sluit of om verwijdering verzoekt; kaartgegevens worden door ons nooit opgeslagen.

7. Beveiliging

Videogesprekken worden geleverd via 8x8 JaaS (Jitsi as a Service), een AVG-conforme videoaanbieder die onder modelcontractbepalingen opereert. Video- en audiostromen zijn versleuteld tijdens verzending. Gegevens die op onze servers zijn opgeslagen, zijn versleuteld in rust. Alle verbindingen met het platform gebruiken TLS 1.2 of hoger. Toegang tot productiesystemen is beperkt tot bevoegd personeel met tweefactorauthenticatie en gecontroleerde toegangslogboeken.

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens die een risico vormt voor uw rechten en vrijheden, melden wij dit binnen 72 uur bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit en informeren wij betrokkenen zonder onnodige vertraging.

8. Uw rechten

Op grond van de AVG hebt u het recht om:

• Inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij over u bewaren.
• Rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens te verlangen.
• Verwijdering van uw gegevens te vragen ("recht op vergetelheid"), voor zover geen zwaarderwegende wettelijke verplichting ons verplicht deze te bewaren.
• Beperking van de verwerking te vragen zolang een geschil loopt.
• Bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
• Overdraagbaarheid van uw gegevens naar een andere dienst in een machineleesbaar formaat.
• Toestemming in te trekken op elk moment, waar de verwerking op toestemming berust.

Om een van deze rechten uit te oefenen, stuurt u een e-mail naar privacy@meetstack.io. Wij reageren binnen één maand. U hebt tevens het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit in uw land van verblijf — in Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens, in Duitsland de bevoegde deelstaattoezichthouder en in Oostenrijk de Datenschutzbehörde (dsb.gv.at).

9. Kinderen

meetstack is niet bedoeld voor gebruikers jonger dan 18 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Vermoedt u dat een kind zich heeft geregistreerd, neem dan onmiddellijk contact met ons op; wij verwijderen het account.

10. Wijzigingen in dit beleid

Bij wezenlijke wijzigingen in dit beleid stellen wij u per e-mail op de hoogte en werken wij de datum "laatst bijgewerkt" boven aan deze pagina bij, ten minste 30 dagen voordat de wijzigingen van kracht worden. Voortgezet gebruik van het platform na die datum geldt als aanvaarding.

Dit document wordt in meerdere talen gepubliceerd; de Engelse tekst is bepalend. Wijken een vertaling en de Engelse tekst inhoudelijk van elkaar af, dan gaat de Engelse tekst voor.

11. Contact

Privacyvragen: privacy@meetstack.io
Uptide Group Limited, geregistreerd in Engeland en Wales, ondernemingsnummer 09257622
Statutaire zetel: Faversham House, Wirral International Business Park, Old Hall Road, Wirral, CH62 3NX
Kantoor: 4th Floor, Silverstream House, 45 Fitzroy Street, Fitzrovia, W1T 6EB Londen